【経営初心者】組織図を作ろう！

経営において、組織図を持つことは、効率的な運営の第一歩です。社員が自分の役割を理解し、円滑なコミュニケーションを取るためには、明確な組織図が欠かせません。しかし、どのように組織図を作れば良いのか悩む経営者も多いでしょう。本記事では、そんな悩みを解消するために、組織図の作成手順を丁寧に解説します。

組織図って何？

組織図の定義: 組織図とは、会社の構造を視覚的に表現した図のことです。各部署や役職、そしてそれぞれの関係性を明示します。

組織図の役割: 組織図は、会社の骨組みとも言えるもので、社員がどのように連携し、どのように情報を流すべきかを明確にするツールです。

なぜ組織図が必要なのか？

一人経営されている会社でも組織図は必要？私は、法人立ち上げ時は5人でスタートしたのですが、一番最初に組織図を作りました。

誰が何の業務を受け持つのか明確にしておかないと、後でゴチャゴチャになると思っていたからです。

役割と責任の明確化: 組織図があれば、誰が何を担当するのか、どの部署がどのように関わっているのかが一目瞭然になります。これにより、社員同士の混乱を防ぎ、業務がスムーズに進みます。

効率的なコミュニケーション: 組織図は、報告や連絡の流れを明確にするため、コミュニケーションの円滑化にもつながります。

意思決定のスピードアップ: 組織図で責任者が明確になっていると、迅速な意思決定が可能になります。

成長への準備: 会社が成長するにつれて、どのような新しい部署や役職が必要になるかを計画しやすくなります。

人数が少ないうちから組織図を作る目的は？

今後もし事業拡大をしてゆくなら必ず、人を雇用することになると思います。仕事が増えてきて、人も増やさなきゃいけない。そんな時に「どの業務を担当してゆく人が不足しているのか」事前に把握できていると、「どんな人を雇用したらいいのか」判断しやすいです。

最初のうちは、自分ひとりが全部署に所属することになりますが、新しい人には「こことここの部署をお願いします」と伝えやすいですよ。

組織図の基本的な構成

経営管理部門: 代表取締役やCEO、経理、人事、総務など、会社全体を管理する部門です。

営業・マーケティング部門: 顧客との関係を構築し、売上を上げるための部門です。

事業運営部門: 商品開発や実際にサービス提供を行う部門です。

サポート部門: IT、法務、品質管理など、会社の運営をサポートする部門です。

実際に組織図を作ってみよう

ステップ1: 主要な部署を決める: まずは、上記の基本的な構成に基づいて、必要な部署をリストアップしましょう。実際の業務を洗い出して、それを対応する部署は何だろう？と考えると決めやすいです。

例：入金確認→経理部　　顧客管理→総務部　など。

ステップ2: 人員を配置する: 各部署に必要な役職を決め、それぞれに適切な人材を配置します。一人だったら、全部署自分！ですね。

のちのち「ここの部分が大変だから補ってほしい」と感じたら、そこに人員補強するというイメージです。

ステップ3: 連絡経路を明示する: 部署間、役職間の連絡経路を組織図に明確にします。

※弊社の場合、お客様に説明「営業部」→見積書発行「経営企画部」→サービス提供「運営部」→請求「経理部」→入金確認「経理部」→顧客管理「総務部」→お客様に最終連絡「営業部」という流れです。

ステップ4: 見直しと修正: 組織図を一度作成したら、実際の業務に合わせて定期的に見直し、修正します。

実際の組織図（例）

それぞれの会社によって色が出るので、どういう業務で誰が何をするかで形も変わってきます。

では私が例として使っている組織図をご覧ください。

ここに、誰がどこに所属するか書いていけば、強い部署や弱い部署がわかります。不足しているのはどの辺りか、考えながら名前を書いていくと完成させやすいですよ。

まとめ

組織図は、会社の運営をスムーズにし、社員一人ひとりが最大限の力を発揮できるようにするための重要なツールです。今回の記事で紹介した基本的な手順を参考にしながら、組織図を作成し、必要に応じて見直しを行ってください。