誰でも簡単、オフ会主催者さんっ！　〜LINEを使ったオフ会の参加者管理〜

リベシティにおいてのオフ会は、会員さん達の志も高く積極的な意志を持ってオフ会へ参加される方が大半であると思われます。
なのでオフ会の参加者さんを厳しめに管理する必要はあまりないと思われます。

しかしSNSが盛んなこの時代、様々な趣味・趣向の方と交流を活発に行うことができます。

今回の記事は、リベリティ以外でオフ会を開いてみたいと思っている方への、”参加者管理のノウハウ記事”となります！

誰でも簡単にできる再現性の高い管理方法だと思うので、良かったらこんな方法もあるんだなぁと参考にしてもらえたら嬉しいです😌

（前提として、スマホアプリの”LINE”を使用し、趣味アカウントなどのSNSやブログ経由でのオフ会を想定しております。）

なんで参加者の管理が必要なの？

私自身、SNS（X：旧ツイッター）歴は10年近くあり（現在のフォロワーさんは6000人弱）、オフ会もそれなりに参加してきましたが、その際の集まりの悪さや治安の悪さなど、身をもって知っていたり、そのような話をたくさん聞いてきました😥

・じゃあ自分で開いちゃおっ

それならば、安心・安全でみんなが気軽に参加できて、多くの方と交流して楽しめるようなオフ会を、自分で開けば良いではないかと思うようになりましたっ✨
上記のような思いをしたくないし、なるべくなら有意義な交流・有意義な時間を趣味の合う仲間と過ごしたいと考えていました。

少なからず、SNSでのオフ会に参加したことがある人なら心当たりがあるかも知れませんね。笑

・会場のキャパ問題・定員問題

SNSでのオフ会の会場は、レンタルスペースを借りて過ごすことをお勧めしています。（スペースマーケットなど←外部サイトへ移動します）
周りを気にせず自分たちの好きなアイテムや話題などを持ち寄ったりして、ワイワイ出来るからです。
（あと、コスト的にも安価に出来る可能性が高いので、参加者のハードルが下がります。）

そうなると会場のキャパや定員数に応じて、参加者の調整・管理が必要になっていきます。

難しそう…そう感じるかも知れませんが、以下で具体的な方法をお伝えしていきます！

具体的な流れ

ここからは具体的にどのような流れで進んでいくのかを説明していきます。
（下図は参加人数が多く、定員に達していく状況を前提とした流れです。とはいえ、参加人数が定員に達しなかった場合だとしても、二次募集が無いだけで流れは同じです。）

1.　一次募集の告知！

（１）フォロワーさんへの告知

まずはSNSやブログを使って仲良しさんやフォロワーさんに向けて、

「◯月◯日　◯時より、オフ会の一次募集の開始を始めます！」

と発信します。（もちろん文章には、そのオフ会に参加したくなるような肉付けをしてください！）

SNSなどを毎日チェックしてる人ばかりではないので、オフ会のことを周知させる意味でも、リマインドも含めて一次募集を始める1週間くらい前が目安かなと思います。
（フォロワーさんが多い方は、告知期間がより短くても良いと思います！）

（２）オープンチャットを作成

この段階で作っておきたいのが、
オフ会専用の「LINEのオープンチャット（無料）」です！

（LINEのオープンチャットの作成方法なので、すでに作成できるという方は”2.　一次募集の開始！”へ進んでいただいても大丈夫です。）

・LINEの”トーク”の上部にあるコレです⬇️・次に下部にある”作成”をタップします。

・以下の画面になりましたら、背景の設定・オープンチャット名・説明を入力していきます。

こんな感じ⬇️に入力できましたら、右上の”次へ”をタップ。

※ここでいう「”スタメン”オプチャ」とは、一次募集が定員に達した場合に一軍参加者（スターティングメンバー）として呼称することとします。

・オープンチャットのプロフィールの画面で、アイコン・ニックネームを設定し、右上の”完了”をタップ。

これでとりあえずのオープンチャットの設定は完了です！

が…

（３）参加コードの設定

！！【注意】！！
これを設定しておかないで一次募集を開始してしまうと、オープンチャットが本当にオープンになってしまい、オフ会に関係のない人までチャット内に入れることになってしまいます💦
！！

・オープンチャットは以下のようになります。
右上の”三”をタップすると、オープンチャットの管理画面に移ります。
その画面の”設定”をタップします。
・以下の画面の”公開設定”が”全体設定”になっています。

ここをタップして、”全体公開”から”参加コードの入力”をタップして、任意の参加コードを決めます。

これでようやく本当にオフ会専用のオープンチャット設定完了ですっ✨
（お疲れ様でした😌）

2.　一次募集の開始！

ここからはオフ会へ参加したい人たちからの、参加表明のDMやメール（ブログ経由）が届き始めます。

どのくらいで定員に達するかは個人差があると思いますが、数日で定員に達したという流れで進んでいきます。

（１）定員に達した！

この状況であれば、SNSやブログを通して現状を発信します。
そうしましたら、参加表明してきた先着順の定員数の人たちへ、
・先ほど作成した「スタメン」オプチャへの”招待リンク”
・”参加コード”
・以下(２)にあるルール

を併せてお伝えしていきます。

例：定員10名・現在応募者12名の場合、Aさん〜Lさんがいます。
　　➡️招待リンクを送るのは、Aさん〜Jさんまでとなります。

（２）「スタメン」オプチャへ誘導する際に伝える３つのルール

・「アイコン」設定
・「ニックネーム」設定
・「リアクション」（メッセージの受け取りを確認するために非常に重要）
➡️リアクションのやり方⬅️外部リンクへ移動します。

※このようなハードルをオフ会参加者に求めるのは、誠実な参加者を集めたいという気持ちからです。
”いたずら”や”冷やかし”の人もいる可能性を排除する意味でもあります。
SNSの世界でまだ会ったことのない相手を信頼し、判断することは非常に難易度が高いことです。
なので最低限のルールを守ってもらうことは、自分を守り、健全なオフ会を守ることに繋がります。

⬇️リベ大関連動画

（３）「スタメン」オプチャへの誘導に並行して行うこと

✨この記事の中で最も重要な所かもしれません✨

「スタメン」オプチャとは別に「控え室」オプチャを作成する。
（作り方は同じです。）

この「控え室」オプチャの役割は以下の2点
・オフ会参加希望者の”キャンセル待ちのお部屋”
・二次募集をかけた際に使用するオプチャ

後で説明しますが、「控え室」にはそれ以上に、主催者・参加者の心理的負担を減らせる大きな役割が存在しています。

ここまで誘導できましたら、”参加コード”を知っているのは”招待リンク”を送った参加者のみで構成されるオープンチャットとなり、ひと段落です😊

３.　二次募集の開始！

次に、一次募集に溢れてしまった参加希望者を集めていきます。

一次募集が定員に達し、「スタメン」オプチャを完成させたならば、SNSやブログを通してオフ会の二次募集があることを伝えます。
その際にやることを順番にお伝えします。

（１）二次募集開始の発信から、「控え室」オプチャの”招待リンク”と”招待コード”を示しておく

こうすることで、LINEのオープンチャットへいつでも入って”オフ会のキャンセル待ち”ができるようにしておきます。

オープンチャット内では、入室された場合に”ニックネームが”上から順にタイムラインに表示されるようになっているので、誰から順番に呼び出しを行うかがはっきりと分かります。

（２）”控え室”オプチャの管理

ある程度”控え室”オプチャに参加希望者が入室してきたら、主催者は下図のようなメッセージをオプチャにて送り、そのメッセージに対して”リアクション”をしてもらうように伝えます。
（これは”スタメン”オプチャでも同じですが、アイコン設定・ニックネーム設定・リアクションが出来てない人は、冷やかし・イタズラの可能性が高いので、名指しと共に期限を決めてオプチャからの退室を求めることも大切です！）

控え室において、「アイコン設定・ニックネーム設定・リアクションのない人へは、キャンセルが出た際の呼び出しの序列を飛ばします」とあらかじめ忠告はしておきましょう。

４.　「スタメン」オプチャからキャンセルが出た！

キャンセルがあることも想定内として考えます。

上図のようなメッセージを「控え室」へ伝えます。

・キャンセルする人へは、「スタメン」オプチャからの退室を促します。
・「控え室」オプチャの序列トップの人へお声がけをします。（上図参照）

その際に、「控え室」オプチャのタイムラインに、「スタメン」オプチャへ入室するための”参加コード”を表示させることになります。
なので、お声がけした当該の人以外は「スタメン」オプチャへ入室しないくださいという文章も加えます。（上図参照）

「控え室」でお声がけした人が、「スタメン」へ入室したことを確認したら、

・「スタメン」オプチャの”参加コード”の変更をする。

この作業はとても簡単ですぐに変えることができます👍
お呼びでない人が入って来れないように、忘れずに変更しておきましょう😁

控え室の意義

ここまで来れば、あとは当日まで一日一度くらいのオプチャのチェックで大丈夫だと思います。
それでは、”控え室”を設置する意義をここで解説していきます。

（１）「スタメン」・「控え室」・「主催者さん」の三方良し！？
普通に生活していたって、突然の不慮の事故や病気なんかになってしまうことがあると思います！
お仕事の都合だったりもそうだけど、当日を迎えるまで何が起こるか分からない。

だからこそ、気軽にキャンセル出来る環境も必要かなって思いました✨

すでに「スタメン」オプチャに入ってる人が無理なくキャンセルできる環境を作るためには、「控え室」の存在がとても重要になってくるんだよね😊

「控え室」があることで現在参加予定の人（スタメンオプチャの人）は、不測の事態があってオフ会をキャンセルすることになっても、「控え室」で待機してくれてる人たちが参加できるようになるって考えれば、キャンセルする時の気持ちのハードルも下がるんじゃないかなと。
これは先ほど”控え室の役割”で伝えたかった、
「主催者・参加者の心理的負担を減らせる大きな役割」のことです😌

（２）「控え室」の意義まとめ

・「スタメン」にいる人はキャンセルしやすい。
・「控え室」の人は参加できるチャンスがある。
・「主催者」は、定員数をキープすることができる。

まとめとか

大きくは４つのフェーズに分かれています。

１.一次募集の告知・開始
２.オープンチャット「スタメン」の作成・誘導・ルールの提示
３.オープンチャット「控え室」の作成と、二次募集の開始
４.キャンセルが出た時のオプチャ移行作業

あくまで今回の記事は、「オフ会の管理・運営」に焦点を当てていますので、集客方法やオフ会の内容などのことは触れていません。
皆さんが「オフ会やりたいっ！」という思いがあった場合に、参考になるひとつの管理方法として、書いております。

どのような会にするか、なるかは主催者さんや集まる界隈によって多岐に渡ると思いますが、”管理・運営”するという点はどの趣味・趣向のオフ会であっても同じだと思うので、汎用できる方法かなと思っております！

文章で示すと、非常に複雑に感じるかもしれませんね🥲
あと私自身のライティングスキルの問題でもありますが…😥

なるべく丁寧に伝えたいと思い書きました。
分かりづらい所も多々あるとは思いますが、なんとか書き切りました！
そして長文になりましたが、最後までお読みいただきありがとうございました🙏

実際にオプチャを作ってありますので、興味のある方はぜひ入室してみてください笑
オプチャをまだ利用したことがない人は、入室してみて色々と試してみてください😊

下記のオプチャは、1ヶ月くらいで削除します。
みーやからメッセージを送ることはほぼ無いと思いますが、書き込みは出来るので色々と自由に使ってみてください😊
あと、間違ってもLINE誘導で何か怪しいモノを売りつけるようなことはないので、安心してください笑

招待リンク：ここをタップ

参加コード：libecity

ありがとうございましたっ😊