年末にやっておきたい、共有ファイルの権限棚卸し手順

年末年始に権限棚卸しをやっておく理由

年末は「片づける」気分になりやすい時期です。
ファイル整理やフォルダ移動をしていると、昔に外部共有したリンクが残っていたり、退職・異動した人がまだ見られる状態だったりして、ヒヤッとすることがあります。

ここで大事なのは、共有権限の問題は、見つけたときに直せばいい話ではないことです。
長期休暇に入ると、普段より気づきが遅れやすくなります。連絡が取りづらい。確認が止まる。対応の判断が先送りになる。つまり、事故が起きたときに「小さいうちに止める」動きが取りにくいです。だから、休みに入る前の点検が効きます。

もう一つ、休暇の前後は人と作業が動きます。
年末は引き継ぎが増え、外部とのやり取りも増え、共有リンクを雑に作りがちです。休み明けは、久しぶりに開くメールやファイルが増え、うっかりが起きやすい。権限棚卸しは、こういう「ズレが起きやすい時期」にやると効果が出ます。

棚卸しの前に決める前提

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