急がば回れ＜仕事版＞

１．はじめに

「早くして！」

「次はこれお願い！」

職場でこう急かされると、ついつい勢いでタスクをこなしてしまいがちになってしまいます。

つぎつぎと舞い込む仕事を片付けていく自分に酔ってしまったります(^^;)

確かに、次々片づけている人は一見「仕事ができる人」に見えます。

でも、その裏で起きがちなのがこれです。

・ 同じミスを繰り返す

・ 毎回ゼロから考え直す

・ 手戻りが増えて、結果的に遅くなる

これ、まさに 「自転車操業」、「ラットレース」。

毎日必死にこいでもこいでも前に進んでる気がしない感覚です。

ここで効くのが、ことわざ 「急がば回れ」。

仕事に置き換えるとこうなります。

２. 「振り返り」がないと仕事は消えて終わる

ただこなしただけの仕事は、その日で消えます。

翌週、翌月、翌年また同じような仕事が来たとき、わたしたちはこう思います。

「えっと…どうやるんだっけ？」

この思い出すコストが積み重なると、仕事はどんどん同じことの繰り返し、マンネリ化してきます。

そして忙しいのにラクにならない原因は、だいたいここのはずです。

３. ５分間の振り返りで得られる3つの効果

振り返りは「意識高い系の趣味」じゃなく、作業効率の投資です。

①「作業」を「資産」に変える

マニュアルやチェックリストに落とし込めば、同じ作業が来ても、次は早い。ミスも減ることになります。

そして仕事が個人の頑張りからチームの再現性になります。

これが資産化です。

② 脳のメモリを解放する

手順を仕組みにすると、思い出すエネルギーが減ります。

浮いた脳みそで、判断・改善・工夫ができます。

③「成長の複利」が効く

振り返りがある人は、経験が経験で終わらず学びに変わります。

結果として、長期のパフォーマンスが伸びていきます。

経験が経験だけで終わればマンネリになります。

４. 忙しい人ほど効く「5分振り返り」テンプレ

ここからは実務を少し紹介します。

終業前でも、タスクの区切りでもいいので、まずは5分だけやります。

【5分の振り返りの型】

✅️ 今日の作業で「詰まった所」は何？

✅️ ミス・やり直しは何が原因？

✅️ 次回、同じ作業が来たらどう防ぐ？（1つでもOK）

✅️ その防止策を“形”にするなら何？

📝 チェックリスト化

📝 工程フローや手順書に落とし込む

📝 できればテンプレ化

📝 フォルダに整理

ポイントは、

・ 反省文を書かないこと

・ 成果物として残すこと

です。

５. 仕組み化の具体例（すぐに使えます）

例1：書類作成の手戻りが多い

ありがちな繰り返しで、

　提出→指摘→直し→また指摘…

これを仕組み化して、

　指摘されたことは「チェックリスト」に落とし込み、次回の提出時に事前にチェックしておくことで同じミスが減ります。

また、手順書やテンプレを作っておくと、

　毎回、用語、表記、数字の使い方、書類構成（結論が先にあるか、など）が統一され、読む方も読みやすく疲れにくくなります。

　また数字の桁にカンマが打ってないなど、細かい指摘をされた記憶がある方もいるでしょう。これはテンプレ化で防ぐことができるはずです。

例2：同じ問い合わせが何度も来る

これもあるあるではないでしょうか？

私も別の担当者から似たような質問が繰り返しきます。

これは、仕組み化で、FAQテンプレを作ってコピペ運用で対応できます。

テンプレも複雑化しすぎると続かなくなりますので、最初は

１）問い合わせ内容

２）結論（1行）

３）手順（3行）

４）注意点（1行）

と簡単にしておき、次回同じ質問が来て、コピペするときに更新して内容を充実させていくと良いでしょう。

例3：作業の段取りを工程フローや手順書に落とし込む

仕組み化の第一歩として、作業の工程フロー図や手順書を作成することが効率化と標準化につながります。

①指示＜〇〇部＞ → ②調査＜〇〇部＞ → ③作成＜〇〇部＞ → ④起案＜〇〇部＞ → ⑤承認＜〇〇部＞ → ⑥発行＜〇〇部＞

自分の仕事に関する「工程フロー図」が書けると仕事の仕組み化が見えてきます。

でも実際に書いてみると意外と書けないことも多いです。

まずは自分の身近な仕事から「工程フロー図」を作ってみてください。

工程フロー図の作り方や概要は以下が参考になります。

【画像参照元】kaizen-penguin.comより工程フロー図の解説

６. 上司に「早く次へ！」と言われた時の切り返し

振り返りの最大の敵は、「急かし」です。

そこで使える一言がこれ。

「次の仕事の精度とスピードを2倍にするための準備です」

反抗じゃなく、成果のための時間だと示せます。

目は真剣に、でも言い方は柔らかくでお願いします(^^)

７. 結論：急がば回れが、仕事をラクにする

仕事ができる人は、速い人じゃなくて、

次に同じ仕事が来たときに速い人です

その差を作るのが、5分の振り返り

いきなり完璧な仕組み化は不要です

まずは「チェックリスト」を１行だけでも十分です。

８．今日からできるチェックリスト（超短い版）

□ 今日は5分だけ振り返れた

□ 詰まった原因を1つ書いた

□ 次回の防止策を1つ決めた

□ チェック項目を1行だけ作った

９．さいごに

一日の仕事おわりに、最後の一分までギリギリ仕事をこなすのではなく、

最後の５分は今日の仕事を振り返る

で締めくくりましょう。

これが仕事地獄を抜け出す第一歩です！