PTA校外部を経験して分かった問題と、実際に変えたこと ― 校外部の業務を見直した体験記 ―

「PTAの役員どうしますか？」

子どもが小学校に入ると、多くの保護者が一度はこの言葉に悩むのではないでしょうか。

正直なところ、PTAの活動内容を詳しく知っている人はあまり多くありません。 私自身も「どんなことをするのかよく分からないまま」校外部に所属することになりました。（地区で順番が回ってきました）

そして1年間活動してみて分かったことがあります。

それは、PTAの役員は仕事内容をよく知らないまま引き受けると、想像以上に大変になることがあるということです。

この記事では、私がPTA校外部の副部長として活動して感じたことや、 実際に校外部の業務を見直すことになった体験についてお話しします。

これからPTA役員を引き受けるか迷っている方の参考になればうれしいです。

仕事内容を把握している人はほとんどいない

PTAの役員を決めるとき、多くの場合は

「そんなに大変じゃないよ」

「みんなでやるから大丈夫」

「仲間ができるよ！」

とニコニコと言われることが多いです笑

ですが、実際の仕事内容を具体的に説明されることはあまりありません。

理由としては、おそらく次の2つです。

・役員自身も仕事内容を完全には理解していない

・詳しく話すと業務量が多く、引き受けてもらえなくなる

そのため、活動内容が曖昧なまま役員が決まってしまうことも少なくありません。

こう書くと、褒めるところが「アットホーム」しかないブラック企業😂

私自身、仲間ができたことはとても良かった反面、業務量は想像以上でした。正直、「これ、本業の業務レベルでは…」と思うことも何度もありました。

ただ、私はリベシティで得たツール知識をふんだんに使用することができました。ChatGPTやGoogleドキュメント、Googleフォームなどを活用して作業を効率化することができました。

ノウハウ図書館、オフ会などで出し惜しみなく知識を分けてくださった方々には感謝です🙏

・どんな仕事があるのか

・どのくらいの頻度で活動するのか

以上２点は確認することはとても大切だと思います。

PTAの組織は並列組織

皆さんは、PTAの組織が並列組織になっていることをご存じでしょうか。

多くの学校では

・PTA本部
・各専門部（校外部・広報部など）
・各地区担当

といった役割に分かれています。

私は最初、PTA本部がトップで、その下に各部があると思っていました。しかし実際には、それぞれが横並びの組織だったのです。

そして私がこの仕組みを知ったのは12月でした。（遅っ！）

さらに、学校側（校長や副校長）もこの組織構造を十分に理解しておらず、校長や副校長から本部を通して欲しいと言われることが多く、PTA会長が驚いていたのを覚えています。

そのため活動の中で、

・誰に相談すればいいのか分からない
・どこまでが自分たちの役割なのか分からない

といった場面が何度もありました。

役員を引き受けたら、まずPTAの組織と役割を知ること。それだけでも、活動はかなり進めやすくなると思います。

活動して見えてきたPTAの課題

私は校外部の副部長として、部長ともう一人の副部長の3人で活動していました。

一つの役割を３人で分担できたことで精神的には助けられましたが、前任者はほぼ一人で対応していたと聞き、その大変さを実感しました。

活動を始めて感じたのは、PTAの仕組みの分かりにくさです。

校外部として学校に相談すると

「それは本部に確認してください」

と言われることがあり、逆に本部に聞くと学校との調整が必要になることもありました。

その結果、

・学校への確認
・本部への確認
・部内での調整

といった工程が増え、想像以上に時間がかかることもありました。昔ながらの考え方で全ては校長や副校長、PTA会長に確認することが必須でした。そんなお伺いが必要なら、３人でPTA役員をすればいいのに・・と何度思ったことか笑

また、役員同士の連絡は仕事が終わった夜に行われることが多く、18時頃から始まり22〜23時までラインが続くこともありました。

行事前にはそれが何日も続くこともありました。

本業や家庭のことを終えたあとに対応するため、

「これは本当にボランティアの範囲なのだろうか」

と感じることも正直ありました。

さらに、校外部では

・集団登校の準備

・通学路の安全確認

・保護者への連絡

・個人情報の管理

・学校・本部との調整

・PTA会費の徴収

といった業務も担当しています。

一つひとつは小さな作業でも、全体を調整する役職になると負担は大きくなります。

また、学校は会社とは違い、さまざまな価値観を持つ保護者が関わります。

何度でも言います。マジで色んな価値観が混ざり合う場所で普通に喧嘩があるんです。感情が乱され、冷静に進める大変さを知りました。

そのため、役員同士の意見調整の難しさも感じました。ただ、その経験を通して、私自身はかなりメンタルが鍛えられたと思います💪

本部や学校に現状を伝え続ける

こうした課題については、本部や学校にも何度も共有してきました。

例えば、

「現在の保護者の働き方や生活スタイルに対して、PTAの業務量が合っていないこと」

校外部が担っている業務の中には、本来の目的とずれているものもあるのではないかということ

などを、できるだけ具体的に伝えるようにしていました。

しかし、最初のうちは

「大変だよね」 「ありがとうね」

と声をかけてもらう程度で、状況が大きく変わることはありませんでした。

それでも、同じ内容を何度も伝え続けること（要望書や意見書をチャットGPTで作成）で、少しずつ状況が変わり始めました。

PTA活動報告の場で現状を共有するPTAには、各部の活動を報告する場があります。

こうした場は、単なる報告だけでなく、現場の実態を共有する機会でもあります。

例えば、

実際の業務量
・担当している保護者の負担
・改善が必要だと感じている点
などを具体的に伝えることで、

「そんなに大変だったの？」

と初めて気づく人もいます。

感情的に訴える必要はありません。事実として現状を共有することが大切だと感じました。校長は校外部の大変さに気づいてはいるものの見てみぬふりをしようとしていたので、校外部の要の個人情報の取り扱いの危険さをしっかり伝えています。

校外部の業務見直しの議論が始まる

こうした現状共有を続ける中で、校外部の業務内容について見直す動きが出てきました。

特に議論になったのが、個人情報を扱う業務です。

これまで校外部では、

・保護者の連絡先
・各家庭の情報
・緊急時の連絡先

など、多くの個人情報を扱う業務がありました。

しかし、

個人情報管理の責任が大きいこと
万が一の流出リスクがあること
保護者がボランティアで管理する負担が大きいこと

などの理由から、業務のあり方について議論が行われ、学校に管理を返却することを強く抗議しました。

PTAの業務はすぐには減らない現実

本来であれば、不要な業務をなくしていくことが理想です。

しかし、実際の息子が通う小学校では 「PTAは必要な活動」という前提が強く、すぐに活動自体を減らすことは難しい状況でした。校外部の業務も全て残りました。

そのため今回は、

①すべての業務を一度残したうえで

②担当の仕組みや連絡方法を整理し

③保護者の負担が集中しない形に見直す

という形で調整をしました💪

来年度の役員決めで部長が決まらなかった

業務の見直しが必要だと感じた出来事が、もう一つあります。

それは、来年度の校外部の部長業務です。

例年であれば校外部の次年度の会議の時に、次年度の部長を決めるくじ引きが行われます。しかし今回は、くじ引きはPTAの理念（できる人ができるだけ）から中止し、Googleフォームでアンケートを実施。話し合いをしても立候補する人がおらず、最終的に部長が決まらないままという状況になりました。

理由としては、

・責任が大きいこと
・仕事や家庭と両立する負担が大きいこと

などがあり、引き受けることに不安を感じる人が多かったのだと思います。

この出来事は、

「今の仕組みのままでは役員が成り立たなくなるかもしれない」

という現実を、学校やPTA本部にも強く認識してもらうきっかけになりました。

またPTA校外部部長が不在という前例も作れたことが非常に学校にとっては良かったことなのではないでしょうか。

個人情報を扱う部長業務は校外部から外れることに

こうした状況を受けて、校外部の業務内容について具体的な見直しが行われました。

その結果、最も大きく変わったのが 個人情報を扱う部長業務です。

しかし、

・個人情報管理の責任が大きすぎること
・ボランティアの保護者が担うには負担が大きいこと

といった理由から、この業務は校外部から外されることになりました。

そして現在は、 PTA会長が校外部の部長を兼任する形に変更されています。

現場の声を伝え続けることで、変わることもある

すべての課題が解決したわけではありません。

それでも、現場で感じた大変さや課題を 本部や学校に伝え続けたことで、実際に業務が見直される結果につながりました。

PTAの活動は、外から見ているだけでは分からないことも多くあります。

しかし、実際に関わった人の声が積み重なることで、 少しずつでも仕組みが変わる可能性があると感じた出来事でした。

まとめ

PTAの役員は、決して悪い経験ではありません。 活動を通して、学校や地域のことを知るきっかけにもなりました。

一方で、仕事内容をよく知らないまま引き受けると、 負担が大きくなる可能性もあります。

今回の経験から、私は次のことが大切だと感じました。

・仕事内容を事前に知る
・PTAの組織を理解する
・現場の状況を共有する

そして、現場の声を伝え続けることで、 実際に校外部の業務を見直すことにもつながりました。

もし

「今は余裕がないかもしれない」 「少し不安だな」

と感じる場合は、無理に引き受けないという選択も一つです。

PTAとの関わり方は人それぞれです。 自分の状況に合った関わり方を選ぶことが大切なのではないでしょうか。

最後まで読んでくださりありがとうございます！