【第6回】勤務表を自動化すると“こうなる”──Excelで実務の面倒をなくす方法

1. 早番・中番・遅番・休日の回数集計表を作る方法

今回は、日々の勤務表をもとにして
各人ごとの勤務回数を集計する表を作ります。

完成すると、次のような表になります。

行：氏名

列：早番／中番／遅番／休日

セル：その月の回数

勤務の偏りを
数字で確認・説明できるようになります。

① 前提となる勤務表

以下のような勤務表を想定します。
・横方向：日付（1日〜末日）
・縦方向：氏名
・各セルの中身
『早・中・遅・休』

※ 表の位置や列数が違っていても
　考え方は同じです。

② 回数集計用の表を作る

勤務表の右側などに、
集計専用の表を用意します。

列見出し

・早番
・中番
・遅番
・休日

2. COUNTIF関数で「早番」の回数を数える

まずは「早番」から作ります。

考え方はシンプルです。式

例（山田さん・早番）

**C5:AF5**
→ 山田さんの1か月分の勤務セル

"早"
→ 数えたい勤務コード

これで
山田さんがその月に何回早番に入っているか
が表示されます。

3. 中番・遅番・休日も同じ

COUNTIFの条件部分を変えるだけです。

構造はすべて同じ。

👉「範囲は同じ・条件だけ違う」

これが、この集計の基本です。

4. コピーして完成させる

作成した数式は、

下方向にコピー
→ 他の人の分も反映されます。

これだけで、
全員分の集計表が完成します。

5. この集計表で何ができるの？

この表があると、
・勤務の偏りが一目でわかる
・調整が感覚ではなく数字になる
・「多くない？」と聞かれても即答できる

勤務表が
説明できる資料に変わります。

6. まとめ

COUNTIFだけで勤務回数は集計できます。

💡 難しい関数は不要

大事なのは
💡 月単位で数を見ること

この回数集計表は、
勤務表を「作る」段階から
「判断する」段階へ引き上げるための道具です。

7. 実務向けワンポイント

勤務コード（早・中・遅・休）は
・表記を統一する
・全員同じ範囲を数える
・横コピーできる形を意識する

📝 次回予告

今回作った「早・中・遅・休」の回数集計は、
ここから一気に実務寄りに進化します。

次回は 集計した勤務回数を”時間”に変換して、
月の実働時間を算出できるようにします。

たとえば、

など扱い時間を定義して、
勤務表が “説明用の資料” から
“評価や比較に使えるデータ” へと変わります。

勤務状況が数字になると、

✅ 勤務の偏り
✅ 労働時間のバランス
✅ 担当割の妥当性

が、一目で確認できるようになります。

勤務表が上手な人は、
“数で説明できる人” です。

実務に役立てたい方は、次回もぜひ！