【簡単関数】費目ごとの合計金額を見たい際に最適な関数紹介(subtotal関数)

数ある記事の中からお読みいただきありがとうございます。

今回は職場の分析業務の中で身につけたExcelの関数が家計管理でも役立つのではないかと思い記事を書くことにしました。

その役立つ可能性のある関数が「SUBTOTAL関数」というものです。

普段関数を扱わない方からするとこの時点で拒否反応があるかもしれませんが、仕組みはいたってシンプルですのでぜひ最後まで一読いただけますと幸いです。

はじめに

まずSUBTOTAL関数がなんなのかというと一言でいうと　「条件に応じて集計できる多機能な集計関数」　です。

以下にSUBTOTAL関数を使うことができる可能性がある場面の例を挙げています。

例①　家計管理

家計管理表を作ると様々な分類に分けて金額を記入していくことになると思います。全体の合計をすることは簡単ですが個別で合計していくことはできないかなと感じたとき

例②　家計管理

水道光熱費の中で一番金額が高い月を知りたいなや、娯楽の中でどこに一番予算をふっているかを知りたいとき

例③　個人事業

各月で経費の中で特定の勘定科目の合計をしたいとき

これ以外にも様々な場面で活用することができる可能性を秘めた関数となっています。

具体的な関数の使い方をこのあと紹介していきます。

手順

ステップ１　費目と金額を入力する

ステップ２　フィルターを設定する

ステップ３　SUBTOTAL関数を入力する

この３ステップで簡単に関数を扱うことができるようになります！

ステップ１　費目と金額を入力する

まずは全てのデータを入力していきましょう。

今回は入力しやすくするためにプルダウンを採用します。

そのために費目を作成していきます。

次に支出管理表のシートにプルダウンを設定します。

「データ」→「データの入力規制」の順に選択していきます。

そうすると「データの入力規制」という枠が出てきます。その中の「ルールを追加」を選択します。

「範囲に適用」はどこにプルダウンを作るかになります。この田のマークを押すことでドラッグで適用範囲を決めることができます。

「条件」を「プルダウン(範囲内)」にして田マークを押し、先程作成した費目のシートの費目欄をドラッグします。

すると簡単にプルダウンを作成できます。(ついでに色を変更しておくことで敵１〜４の区別も視覚的に分けることができます)

費目をプルダウンから選択し、金額を入力していきます。

ステップ２　フィルターを設定する

「データ」→「フィルターを作成」を選択します。

すると自然にフィルターを適用してくれます。

これにより上段にある逆三角形の記号を押すことで表示させたい費目を選択することができます。(今回は食費だけチェックを入れてほかは外しました)

これでフィルターの設定は完了です。

ステップ３　SUBTOTAL関数を入力する

最後にSUBTOTAL関数を入力してみましょう。

入力しやすくするために一度ステップ２でチェックを外したものを表示させます。

フィルターの枠の下を選択した状態にして次の『』内の式を入れます。

『=subtotal(コード,範囲)』

コードは以下の対応する数字を入力します。

今回は合計がしたいのでコードは9を入力し、範囲は金額のセルを選択しました。

それにより今はすべての金額を合計した状態になっています。

最後にフィルターで食費だけを選択してみましょう。

すると食費だけを合計したセルになったと思います。

まとめ

これでみなさんもSUBTOTAL関数を使いこなすことができるようになったと思います。

ぜひ皆さんのお役にたつ情報でしたら幸いです。

※　SUM関数との違い

合計の関数として一般的なものとしてSUM関数があります。

そのため合計ならSUM関数でいいのではと思う方も多いと思いますが、SUM関数の場合、フィルター分けしたとしてもすべての値を合計してしまいます。(下図参照)

そのため自分にとって何が必要かを把握することで使い分けすることができます。