時短勤務だけで回すバックオフィス「メッセージテンプレート編」

文章作成の時間を減らす「メッセージテンプレート」作成のすすめ

仕事におけるコミュニケーションは、メールやビジネスチャットが中心。
日々の文章作成の中で、実は「似たような文章を何度も書いている」ということが起きています。

この「似たような文章」、毎回手入力するのは面倒ですよね？
タイピングが早い人でも、何度も同じような文章を打つのに「手間がかかる」点は同じです。
しかも文章が長いほど、作成時間を割きます。

この手間を省くために、メッセージテンプレート（以下、テンプレート）の作成をオススメします！

【準備編】テンプレートが使える場面を洗い出す

まず、テンプレートが使えそうな場面を、思いつくだけ挙げます。
「毎回ほぼ同じ内容で、日付や金額など一部だけを変更すれば良いような文章」が、テンプレート化に適しています。

例えば、以下のような文章です。

✅️請求書の送付文
✅️契約書の確認依頼文
✅️業績を社内共有する際の報告文

一度ですべてを洗い出せなくても、大丈夫。
「この業務では、同じような文章を書くことがあるな」と気づいたら、都度テンプレートに追加すればOKです。

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