【意外と基本】就労移行支援の利用を通じて学んだお仕事を上手く進めるコツ（報告・連絡編）

１、はじめに

本記事では、お仕事をする時の報告・連絡に関するノウハウを御紹介致します。本記事で御紹介する事は✅️すごく基本的で「出来て当たり前」の事が多いですが、ここがおろそかになっているとミスが発生しやすく、お仕事の質の低下にも影響します。お勤めの方にはもちろん、フリーランスでお仕事をされている方にもチェックリスト感覚で出来ているのかどうか確認して頂ければと思います。報告・連絡は、お仕事をする上で基本となる「ホウレンソウ」の一部で、就労移行支援事業所でも徹底する様に教わります。

２、報告

報告は「お仕事の進捗等の事実を依頼した相手に伝える事」です。あくまでも

✅️事実を伝えるのみ

で、基本的には感想等は不要です。事実が正確に伝わらなくなる可能性が有る為です。

しかしながら、事実のみを正確に伝えるのは意外と難しいです。中でも、進捗がゼロだった事の報告等、ネガティブな内容の報告は事実を伝えるだけでもとても勇気が要ります。

私も（訓練内ですが）任されたお仕事が時間までに終わらなかった時、その旨を報告する事に苦労した記憶が有ります。

しかし、覚悟を決めて報告をすると、（多少怒られましたが）その後の対応は意外と穏やかで、そのお仕事を翌週に回すリスケジュールを提案して頂きました。

もしここで事実をきちんと報告せずに放置していたら、相手にこのお仕事が終わっていないという事実が伝わらず、その結果リスケジュールの判断も出来ずに更に傷口は拡がっていたと思います。

報告は、相手との正確な情報共有を図る事が出来る手段の1つです。

３、連絡

連絡は「必要な情報を利害関係者全員にタイムリーに伝える事」です。連絡は、以下の特徴が有ります。

✅️一方的に情報伝達をする形になる事が多い

✅️多くの人（複数人）に情報伝達をする

従って、分かりやすい形で連絡をする事が求められます。例えば、「先に結論を示す」や「分かりやすい言葉や表現を使う」等のテクニックが有ります。

私は就労移行支援事業所での朝礼時、翌週に迫った事業所内イベントの連絡をする為に発言をしました。しかし、情報量が多く事前に内容の整理が出来ていなかった為、気持ちの余裕を失って早口になり、他の利用者の皆様に上手く伝える事が出来ませんでした。

その翌日の朝礼で別の利用者の方が同じイベントの連絡をしていましたが、5W1Hをおさえた分かりやすい文章を聴いて、1つの学びに繋がりました。事前に内容が整理されていたからか、気持ちに余裕があり、ゆっくりと聞きやすい話し方をされていたのも印象的でした。

連絡も、相手との正確な情報共有を図る事が出来る手段の1つです。

４、報告連絡をする時のポイント

報告・連絡をする時は、以下の点を意識してください。✅️内容を予め整理しておく✅️5W1Hを意識する✅️結論や全体像から伝える✅️ネガティブな内容は極力早めに伝える✅️複数の事項が有る場合は、何点の事項が有るのかを先に伝える正しく、分かりやすく伝える事が、報告・連絡における重要なポイントです。

５、さいごに

報告・連絡を通じて相手との正確な情報共有を図る事が出来ます。

報告・連絡を徹底する事で、相手も自分の置かれている状況や必要な情報を理解する事が出来ます。その結果、信頼関係の維持に繋がり、情報共有不足によるミスを減らす効果も有ります。

フリーランスの方ですと、お客様や取引先の方と報告・連絡をする事になります。フリーランスの方にも、本記事が参考になれば有難いです。

最後までお読み頂きまして有難う御座いました🙏

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