秘書の裏側にある“やり取りを減らす工夫”とは？仕事がスムーズになる4つの視点

秘書として日々さまざまなやり取りをさせていただく中で、実は「裏側でやっている工夫」がいくつかあります。
あまり表に出ることはありませんが、少しの意識で仕事の進み方は大きく変わると感じています。

■ 依頼を受けたときにまず整理していること

最初に内容をそのまま受け取るのではなく、必ず頭の中で整理しています。

・目的は何か

・ゴールはどこか

・何が決まっていない状態なのか

この3つを整理することで、後のやり取りをできるだけ少なくする準備をしています。

■ 「メールの往復を減らす」ための工夫

秘書業務で特に意識しているのは、
“やり取りの回数を増やさないこと”です。

そのために、1通の連絡の中でできる限り完結させるようにしています。

必要な情報をまとめて一度で送る選択肢がある場合は候補をあらかじめ提示する曖昧な点が出そうな部分は先に補足する

これにより、「確認→再確認」という往復を減らすことができます。

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