高嶋美里著『あなたの1日を3時間増やす超整理術』①仕事で整理上手になるには

初めまして！シロマサルです。

自分の記録用に 高嶋美里著『あなたの1日を3時間増やす超整理術』を何度かに分けて掲載します。

今回は「整理上手になるには」についての部分です。

都合の良いところだけ、つまみ食いしても問題ありません。
1つの「時短整理術」を知っておきましょう。

こちらは読みたいことを、書けばいい。田中泰延における「文書」の考え方です。
-「文書」とは書くのも読むのも「給料をもらうためである。」-

今回の書籍は「文書」をいかに整理するか？
というところに焦点があります。

整理上手になるには

1時間の浪費を何とも思わない人は、まだ人生の価値を発見してはいない。
-チャールズ・ダーウィン-

前提

１．成果を出す人は、あらゆる点で整理が行き届いている。
２．そのため、多くの時間を生みだすことができる。
３．そして、時間があるから「余裕」が生まれて質の高い仕事ができる。

整理のポイントは「自分が迷わずに作業できる環境」をつくること
整理上手は仕事に良い影響をもたらす。

大きな流れ

身の回り整理⇒情報の整理⇒頭の中の整理

①デスクの整理

まずは、作業場の整理が第1歩！
デスクというのはオフィスの机だけでなく、作業の場全般に言えます。
副業のデスク回り、キッチン等も同様です。

デスクに必要なものは20種類だけ！
⇒ 本当に必要なものを見極めれば20個に収まる。

限定した方が人間は作業しやすくなる。

デスク回りの物は3つに分けられる。
１．文具類
２．スマホなどの私物
３．書類関係

⇒ 結局は使用頻度の順位をつけることが一番簡単な整理法である。

まずは整理してみよう！

定位置やすぐに持ち出せるセットを作るのも良い。
⇒ 数が少なければ、どこに何があるかを把握できる。

同じことを繰り返すデスクワークでは、わずかな時間の差が積み重なる。

これこそが効率化である。

②書類の分類

書類は4つに分ける。
１．期限がないもの
２．期日があるもの
３．5分でできること
４．今日やること

⇒ 今日やることケースを毎日空にする。これが仕事。
順番は気にしない。

⇒ 期日があるものはGoogleカレンダーに書き込んでおく
期限の3日前に設定すればよい。

スケジュールをGoogleカレンダーに入れれば、時間の整理ができる。
Googleカレンダーなら、予定をずらすのも簡単です。

⇒ 期限がないものは3か月に1度まとまった時間で整理する。

⇒ 5分でできることはリストにして、隙間時間にどんどんやる。

4種類に分類できれば自然と時間短縮になる！

⇒ 仕事を把握していなければ、時間は整理できない。

③紙のデータ化

⇒ 書類はデータ化してバッサリ捨てる。

情報がわかれば、紙自体はなくても困らない。
どこからでもアクセスできるクラウド上なら、なお便利。

私も現在断捨離中でこの本をデータ化することでメルカリに出せます！
ノウハウ図書館を私用の図書館に考えています。

その他の資料について
名刺、パンフレットはすべて捨てる。
必要なものだけスキャンやスマホに撮って残すだけでOK！

重要な情報はGoogleドライブのスプレットシートに入れる。
例：運営しているサイトの会員番号

-個人的な補足-
情報漏洩が心配かもしれないが、Googleで漏洩するならどこでも漏洩する。
紙でも内部から持ち出されればアウト。
情報漏洩の基本は内部（紛失、人為的ミス）からである。

コツ：その場ですぐに整理すること。
データ整理を優先せよ。

④データの分類

全てのデータはクラウド化する。
⇒ ネット端末があれば、即座にトラブル対処ができる。

どうしても心配なら、複数のクラウドサービスに保存する。Dropbox,iCloud等。でも、実際はGoogleドライブで十分！

検索しやすいファイリング
日付から入力しておく。
用件、場所、商品、人名などの情報を入れる。

例　【：】以降が名前　太字表記
---------------------------------------------
フォルダ：営業関連
｜
・小フォルダ：A社
　｜
　・資料：241016〇〇メモ
　・資料：241016〇〇見積書
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⇒ 整理できないファイルは「とりあえず」フォルダに。

※※注意※※
必ず1日1回は見るようにしましょう！
そのまま入れっぱなしになると意味がありません。

⑤共有データは一目でわかる索引をつくる。

⇒ 定位置を決めておくのは時間の節約になる。

このような動画が参考になるかもしれません。
大人気ゲーム：大乱闘スマッシュブラザーズの作者である桜井政博さん
その仕事に対する考え方が楽しく学べます。

参考動画　桜井政博のゲーム作るには------------------------------------------------
１．ファイル名は合理的に 【プログラム・テクニカル】

https://www.youtube.com/watch?v=V40sMUAE5ek&list=PLi8SA3sbzYVQ1BwwoVauT0-4S4xsHGopj&index=9

２．多くの人がファイルをいじる方法 【プログラム・テクニカル】

https://www.youtube.com/watch?v=6z5I2tYjyAo&list=PLi8SA3sbzYVQ1BwwoVauT0-4S4xsHGopj&index=3

３．チケットでタスク管理　【プログラム・テクニカル】

https://www.youtube.com/watch?v=3OFTUM5uotM&list=PLi8SA3sbzYVQ1BwwoVauT0-4S4xsHGopj&index=6

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特にファイル名の考え方は集団での作業を考慮したものであり、非常に興味深いです。

まとめ

人間に与えられた1日の時間は24時間しかありません。
時間の節約ができる人は素早く動く方法を知っています。
1つのアイデアとして、知っておくのは損が無いと思います。

知識や見聞は、いずれ力になってくれると教えてくれます。

是非、皆様のより良い人生の選択肢が増えますように！

見ていただきありがとうございました！

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