- 投稿日：2025/05/18
- 更新日：2025/10/20
【GPTs組織活用術】チーム全員が同じ対応をできる環境をつくる方法
今回は、ChatGPTのカスタム機能「GPTs」を使って、業務をチームで標準化・効率化する方法についてご紹介します。業種を問わず、社内での対応のバラつきをなくしたい方におすすめの内容です。
🎯 こんな人・こんなチームにおすすめ
私自身は、eBayの複数アカウントを運用しており、 スタッフ全員が、それぞれChatGPTを活用して日々の業務を行っています。
このように、物理的に離れた場所で連携しているリモートのチームや、 外注スタッフ・業務委託パートナーなど複数人が関わる体制では、 「対応内容の標準化」や「情報共有の効率化」が非常に重要です。
GPTsを使えば、誰が対応しても一定品質のアウトプットを再現できるため、 こうした体制のチームに特におすすめです。
💡 そもそも「GPTs」って何？
※ GPTsの作り方そのものを知りたい方は、こちらの記事をご覧ください → 【GPTs活用術】越境ECセラー向け！英文メッセージ作成ツールを自作しよう（別ウィンドウで開きます）
・GPTs（ジーピーティーズ）は、ChatGPTで「自分専用アプリ」のようなツールを作れる機能です。 あらかじめ役割や口調、出力形式などを設定しておくことで、毎回同じクオリティの回答を一貫して得ることができます。
・たとえば以下のような使い方が可能です：
・社内で使うテンプレート文を自動生成する（例：「丁寧なメール返信を作るGPT」）
・バイヤー対応用の英語メッセージを作成するGPT
・商品説明文を自動で整えるGPT
・社内問い合わせへの定型回答を行うGPT
・社内マニュアルを読み込ませ、Q&A対応する“簡易版ミニ両AIのようなGPT”として使う
通常のChatGPTでは、毎回プロンプト（指示文）を入力する必要がありますが、GPTsなら一度設定するだけで、毎回その通りに動いてくれます。
さらに、作成したGPTsはリンクで共有できるため、チームメンバー全員が同じ品質・同じ使い勝手で利用できるのも大きな魅力です。
🤔 こんなこと、ありませんか？
・ChatGPTは便利だけど、人によって使いこなせるレベルに差がある
・チームのAさんはChatGPTが得意で、プロンプトの工夫もできる
・Bさんはある程度できるが、設定は自分では難しい
・Cさんは苦手でうまく使いこなせない
ありがちな例
Aさんがより効率的なプロンプトや運用方法をを発見。
→その方法をBさんにシェア。 Bさんは自分で設定できる
→しかしCさんはやっぱりできない。結局、Aさんの知識や工夫が属人的になってしまう…
🧠 なぜGPTsがチーム運用に向いているのか？
日々の業務では、「誰がやるかによってアウトプットの品質に差が出る」「指示通りの形で成果物が返ってこない」「テンプレの使い方が人によって異なる」といった課題がよく発生します。
そんな中、GPTsを使えば次のような組織的メリットが得られます：
✅ メリット一覧・1人が作ったGPTsを、他のスタッフ全員が共通で使用可能
・プロンプトの修正・改善は担当者一人が変更すれば全員に即反映
・複数人で運用することで、現場からのフィードバックが集まりやすく、プロンプトの質がどんどん洗練されていく
・メンバー一人ひとりがプロンプトを扱わなくて良い
🏗 チームでの運用方法（導入パターン）
有料アカウントを持つ担当者がGPTsを作成し、スタッフに共有
・作成者がChatGPT Plusを契約し、GPTsを作成
・共有リンクをスタッフに配布（無料アカウントでも使用可）
⚠ 注意点・デメリット
・GPTsの作成には**ChatGPT Plus（月額20ドル）**の契約が必要（スタッフ側は無料アカウントでOK）
・GPTsの設計・調整には一定のプロンプト設計スキルが必要
・チームの誰かが管理・運用責任を持つ体制が必要
📤 チームメンバーへの共有方法（具体例）
GPTsを作成したあとは、チームメンバーがスムーズに業務に取り入れられるよう、共有のしかたも工夫しておきましょう。全員が迷わずアクセスできる環境を整えることが、チーム運用成功のカギです。
ステップ①：GPTsのリンクを発行する
・ChatGPT4oの右側をクリック
・「リンクをコピー」をクリック
ステップ②：スタッフにリンクを送る
・Chatwork、Slack、LINEなどで、リンクを共有
ステップ③：ChatGPTのサイドバーに表示
リンクを共有された方は「サイドバーに表示する」をクリックすると、ご自身のChatGPTのサイドバーにGPTsを表示させることができます
✅ まとめ
GPTsは「現場にあわせてカスタマイズできる標準化ツール」として、 チームでの業務品質のばらつきを減らしたい組織に非常に相性の良い機能です。
GPTsをチーム導入し、業務効率化と品質向上の両立に役立てていただければ幸いです。
もし少しでもいいなと思っていただけましたら「良かったです」など、一言でもいいのでコメントいただけると嬉しいです^_^
