【確定申告が劇的に楽になる①】記帳作業を効率化する３ステップ

※この記事は主に記帳に関する内容となっています。

確定申告作業でお急ぎの場合はこちらの記事を直接読んでください。

この記事が役に立つ人

✅初めて確定申告をやる人

✅毎年の確定申告の度に憂鬱になる人

✅簿記が苦手な人

✅経理作業を自動化したい人

✅フリーランス、物販をやっている人

確定申告はいつから始められるのか

確定申告は2/15から3/15までが提出期間と案内されています。この時期に、お知らせを見る人も多いでしょう。

2月から取り組む人が多く、証券会社や役所からの資料も、1月中には届くようです。

私は毎年1月から書類を揃え、青色申告と消費税の申告書を1月末までに作成。2月15日まで待ってetaxで提出していました。

（今年は2月１日に全て終了。ノウハウ図書館の記事のお陰です）

スムーズに申告出来れば、1月中に出せると言うことになります。

実際の作業時間と申告範囲

今年の作業時間は15時間くらいでした。1日5時間のペースなら3日で終わります。

申告の範囲はせどりの青色申告、株、FX、仮想通貨、サラリーマンの給与所得の申告です。

確定申告を楽にするポイント

初めて確定申告を行う人は以下を目標としましょう。

１．日々の記帳、確定申告の作業を効率化する。

２．勘定科目表を作成する。

３．記帳作業をマニュアル化する。

４．確定申告をマニュアル化する。

５．使った資料・ファイルを整理する。

※ここでは３の記帳作業のマニュアル化までとなります。

１．日々の記帳、確定申告の作業を効率化する。

事業を始めると、収入・支出が発生するため、必ず企業作業が発生します。以下を進めることで日々の作業時間を減らせます。

「ツールを使った自動化」

　マネーフォワード（MF)やfreee等のクラウド経理サービスを使うことで日々の記帳作業の自動化や確定申告の効率化が可能です。

「仕訳のルールを明確にする」

　日々の記帳の際に迷うのが、収入・経費の仕訳。収入がどこから入り、経費を「何の目的」で使ったかを意味付けすることです。

　意味づけのために、それぞれ勘定科目と副勘定科目を付けるのですが、このルールを統一することが求められています。

　例えば電車代の場合、勘定科目に旅費交通費を使うことになるのですが、副勘定科目を電車代にする人が多いと思います。

しかしこうすると、バスに乗った場合はバス代、新幹線だと新幹線代を設定することになり、副勘定科目数が無駄に増えてきます。

なので私の場合はバス・電車代とひとくくりにして、新幹線代もここに入れています。

　税務署から必要最低限求められているのは勘定科目を統一して使うことです。副勘定科目は自分が後で何に使ったか思い出せれば良いので、あまり細かく分けず、必要最低限に抑えましょう。（あまり細かくやると後が大変です）。

　以上のようにこのように後々の記帳作業が煩雑にならず、かつ振り返りの時にも困らない程度に副勘定科目の数と名称を決めることが効率化の第一歩となります。

2. 勘定科目表を作成する

　経費・収入の種類に応じて勘定科目、副勘定科目を決めるのですが、経費・収入の種類はとても多いです。

特に経費の種類が事業内容によって大きく変わるため、人によって使う勘定科目や副勘定科目名が変わってきます。

　ここでは一例としてせどりの場合を考えてみましょう。せどりの場合、以下の経費が発生します。

・倉庫代

・ツール代

・仕入費用

　一方でウェブデザイナーのようはフリーランスの場合、倉庫代や仕入れ費用は発生しません。

「Excelでの作り方」

　表の作成はExcelでまとめるだけで十分です。項目としては用途、税区分、勘定科目、副勘定科目、メモを用意しておくと便利です。

例として新幹線に乗った場合を考えてみます。

以下をExcelのそれぞれの項目に入力してみましょう。

用途：新幹線に乗る

税区分：課税

勘定科目：旅費交通費

副勘定科目：電車・バス代

メモ：※書くことがあれば使用

「使い方」

・新幹線の支払いの後に、上の表を確認し、それぞれの項目を経理ツールに入力しておきます。

※freeeの場合、自動登録ルールを設定しておくと、自動で仕訳が完了するので大変便利です。

基本的に同一用途の場合、同じ勘定科目を使い続けることが求められるため、後で変更することにならないように、しっかりと作りこみましょう。

３．記帳作業をマニュアル化する

　次に作業マニュアルを作ります。まずは日々の記帳作業のマニュアルを作りましょう。最終的には確定申告時のマニュアルと合わせ、２種類を完成させることを目標とします。　

「何のアプリを使うべきか？」

これにかんしては2024年現時点ではMicrosoftのOneNoteをお勧めします。
私も実際に使っているのですが、以下の理由でお勧めです。

・パソコン（※MAC可）、スマホどちらでも見られる。編集も簡単。
・複数のマニュアルから必要なものをキーワードで検索できる。
・チェックリスト機能を使うことで長時間の作業も効率的に行える。
※具体的な使用法についてはOneNoteの使い方をお読みください。

「なぜ記帳作業を作るのか」

　記帳作業はレシートが貯まる度に行うため、人によってはすぐに作業を覚えてしまい、マニュアルを使わなくなる人もいるでしょう。

　とは言え、以下の理由でマニュアルを文書化することをお勧めします。

・日々の記帳作業の正確性を確保できる。

・将来的に外注化や税理士への引継ぎをスムーズに行える。

「記帳作業マニュアルの主な内容」

　基本的には以下の作業をメインに作っていきます。

・レシート入手時の管理方法。

・レシートの登録方法

・レシートの保管

以下詳しく書いていきます。

「レシート入手時の管理方法」

　基本的にクレカ払いと現金払いとで分けておきます。これは経理ツールへの登録方法が異なるからです。

「レシートの登録方法」

　クレカ払いと現金払いの作業内容についてマニュアルに入力していきます。以下はfreeeの場合の登録方法ですが、マネーフォワードへの応用も可能です。

・クレカ払いの場合：自動で取り込まれた明細内容を確認し、登録していく。（※freeeの場合、サブスクなどの固定支払い分を自動で登録が可能です。この場合チェックすら必要ありません）

・現金払いの場合：レシートをスマホ等のカメラ機能で取り込みます。自動的に日時、金額が読み込まれます。勘定科目なども自動で出ますが、ずれてる場合があるため、テンプレート等を利用して毎回同じ勘定科目や税区分で登録できるようにするのがいいでしょう。

※ご覧の通り、現金支払いの場合は手作業が多いので結構手間です。普段の支払いをクレカや銀行振り込みで完結するように工夫すると楽になります。

「レシートの保管」

　インボイス制度への移行のタイミングで電子保管により紙のレシートの義務がなくなりました。

　ですが、自分は未だに全て紙に貼っています。理由はfreeeを解約した場合、レシート画像を保管しているフォルダが使えなくなる可能性があるからです（一般的にレシートの保管義務は１０年くらいだったかと）。

　また、クレカ払いのレシートまで撮影するのも手間だと言うのもあります。ここらは今後改善を考えたいですね（笑）。

まとめ

以上が、記帳に必要な作業とマニュアルの作り方となります。

次回は確定申告の作業とマニュアル化について書いていく予定となります。ニーズがあればfreeeを使った記帳業務の自動化についても書こうかと考えています。

今後もっと詳しく知りたい部分があると言う方は、レビューにコメントを残して頂けるとありがたいです。

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ここまでお読みいただきありがとうございました。

この記事で少しでも記帳作業の苦手意識が薄らいでもらえると幸いです。

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