【書類探しから解放】無料アプリOneNoteを使った文書の一元管理術

1. この記事が役に立つ人

　この記事は、マニュアル管理に悩んでいる会社員や経営者、スマホを使って出先でマニュアルを管理したい人に役立ちます。

　OneNoteを使った効率的なマニュアル管理の方法を学び、業務効率を向上させたい方に特におすすめです。

2. 初めに

マニュアル管理は面倒くさい作業です。Wordでマニュアルを作成するとファイル数が増え続け、検索するのにいちいちファイルを開く有様です。

気づいたら同じマニュアルを作っていた、なんてこともあるあるです。

　マニュアルが増えると考えないといけないのがフォルダ管理。ここらをしっかりやって、目的のマニュアルをすぐに出せるようにしている会社は少数派ではないでしょうか。大企業になるとISO監査の時にマニュアルを探すのにあたふたなんてこともあり得ます。

　これらの問題はMicrosoftの無料アプリ、OneNoteを使い倒すことで一気に解決できます。本記事では、OneNoteを使ったマニュアル管理の方法をじっくり紹介します。なお、マニュアルについては通常の文書タイプとチェックリストタイプのものを想定しています。

3. クラウドを使った解決方法

一昔前にはEvernoteを使った文書の一元管理が大人気でした。しかし2016年に突如無料版の使用可能なデバイス数が２つまでに制限されました。

これをきっかけにデバイスの使用数に上限のないOneNoteに移行するユーザーが増えたのです。OneNoteとEvernoteを比較した場合、OneNoteの主なメリットは以下のようになります

3.1 無制限のデバイス数:

OneNoteは無料版でも無制限のデバイス数で利用できます。Evernoteの無料版ではデバイス数が制限されていますが、OneNoteはこの制限がありません。

3.2 クラウドストレージ:

OneNoteはMicrosoftのクラウドサービスであるOneDriveを使用してデータを保存します。これにより、データの同期やバックアップが自動的に簡単に行われます。

クラウド上のマニュアルは、パソコンだけでなく、スマホなど複数のデバイスからアクセスすることも可能です。

3.3 統合性:

OneNoteはMicrosoft Officeと統合されており、WordやExcelなどの他のアプリケーションと連携できます。

3.4 機能の豊富さ:

テキストだけでなく写真や音声、動画なども取り込むことができます。また、手書きやマーカーでのメモも可能です。（※タッチペン推奨）

3.5 無料での利用可能性:

Evernoteの無料版では一定の制限がありますが、OneNoteは無料で利用できるため、コストを気にせずに利用できます。ここらは流石は天下のMicrosoft。太っ腹です。

これらのメリットから、特にMicrosoft製品を使用しているユーザーや、クラウドストレージを活用したいユーザーにとって、OneNoteは大変魅力的と言えます。

4. OneNoteの使い方

4.1 始め方

OneNoteを始めるためには、まずMicrosoftアカウントを作成し、OneNoteをダウンロードする必要があります。Windowsを使っている人はExcel等のOfficeを使っている段階で既に持っている場合があります。確認しましょう。

アカウントがあれば、OneNoteをダウンロードするだけになります。
OneNoteのダウンロード法はGoogleで簡単に分かるため、ここでは割愛します。

アプリを起動してログインしたら、まずは新規ノートブックを作成しましょう。

4.2 まずはこれだけ知っておこう

OneNoteはWORDとかなり構成が違うため、用語を正しく理解しないととっつきにくく感じるかもしれません。まずは以下の言葉を整理しましょう。

「ノートブック」:
　OneNoteのノートブックは、複数のノートをまとめたフォルダのようなものです。ノートブックとありますが、実際のノートは想像しない方が良いでしょう。ノートブックは特定のテーマやプロジェクトに関連するノートをまとめるために使用されます。

例）自分の場合、「事業用」「プライベート用」「レシピ（笑）」の３つにまとめています。

「ノート」:
ノートはノートブック内の個々のページに相当します。ノートはテキスト、画像、リンク、添付ファイルなどの情報を含むことができます。

ノートブックと混同しやすいのですが、ノートは一枚の紙（但しどこまでも広がるイメージ）、カテゴリー（※後述）が一冊のいわゆるノート、ノートブックはそれらを束ねるファイリング、フォルダのイメージが近いでしょう。

「カテゴリー」:
OneNoteでは、ノートやページをカテゴリーに分類することができます。カテゴリーはノートブック内のセクションやページを整理するために使用されます。例えば、プロジェクトごとにカテゴリーを作成して、関連するノートをまとめることができます。カテゴリーの下にカテゴリーを入れることも可能なので、かなり細やかな管理が可能です。

4.3 新規ノートの作成

仕事のマニュアル。友人に教えてもらった健康に関する情報。リベで聞いた新しいビジネスのアイデア。これらをノートに書いてみましょう。最後はひとまとめにしてスマホで管理まで出来ますよ。

　新規ノートを作成するには、OneNoteを開き、ページの管理パネルから「ページの追加」をクリックするだけです。（ショートカットはCtrl + N）。

　※上のページ追加ボタンをクリックするだけです。

　ショートカットについては「Ctrl + / 」でWORDのような番号を自動で付けたりすることも出来ます。便利なのでGoogleで調べてみると良いですね。
　使えそうなショートカットは早速ノートにまとめてみましょう。検索で簡単に見つけられるようになります。

4.4 チェックリストの作成

OneNoteでは、チェックリストを作成することもできます。なぜかスマホから作った方が使いやすいです。と言うのもチェックした項目からチェックを全て外すことが１タップで出来るからです。これにより確定申告のような複雑で長いチェックリストの作成と管理もやりやすくになります。

私も確定申告で毎年お世話になっており、これなしでは生きていけません（笑）。確定申告については確定申告の歩き方①と確定申告の歩き方②にまとめてみますので一緒に読んでください。

4.5 カテゴリーの作成

ノートやチェックリストを作って終わりではありません。
OneNoteでは、マニュアルを整理するためにカテゴリーを作成することができます。カテゴリーを作成するには、[新しいセクション]を作成します。
カテゴリー名を工夫することで、外出先からスマホで目的のマニュアルに到達するのが片手で出来るようになります。

※セクションパネルで右クリックをするとセクションやグループを作ることが出来ます。

選択しているセクション（＝カテゴリー）が上のタブにも付いているので、直感的にどのタブか把握するのが簡単です。

4.6 検索方法

とは言え、実はマニュアルやチェックリストは一括検索が可能です。タイトルだけでなく、本文の中のキーワードからも検索することが出来るのです。

WORDみたいに「どのフォルダのどのファイルに入っていたっけな～」と探す必要は一切なく、キーワードを検索窓に入れて検索。これだけです。

検索ボックスにキーワードを入力すると、関連するノートやチェックリストのタイトルの内容が一覧で表示されます。

※右上にトマトと入力した結果、トマトを含むノートが全て検索結果として表示されています。

4.7 バックアップ方法

OneNoteでは、マニュアルのバックアップが簡単に行えます。OneDriveなどのクラウドストレージにデータが保存されることで、安全にバックアップを取ることができます。

更にWindowsのパソコンの場合、差分バックアップを定期的に自動で行わせることも可能です。
（※差分バックアップ：変更された情報のみ上書きするバックアップ。ファイルが無駄に増えないので省スペース）

手順は以下の通り。設定でバックアップ頻度も調整出来るので、重くならない程度に行いましょう。

１）OneNoteを開く: まず、OneNoteを起動します。
２）ファイルメニューの選択: OneNoteの画面上部にある「ファイル」メニューをクリックします。
３）オプションを開く: ファイルメニューから「オプション」を選択します。
４）セーブとバックアップの設定: オプションウィンドウが開いたら、左側のパネルから「セーブとバックアップ」を選択します。
５）バックアップの設定: 「セーブとバックアップ」の設定画面に移動したら、自動バックアップの設定を見つけます。
６）自動バックアップの有効化: 自動バックアップを有効にするために、適切なオプションを選択します。通常は、「ノートブックのセクションとノートを自動的にバックアップ」のオプションを選択します。
７）バックアップの頻度を設定: バックアップの頻度を選択します。選択肢には、「毎日」「週ごと」「月ごと」などがあります。お好みの頻度を選択します。
８）保存場所の指定: バックアップファイルの保存場所を指定します。通常は、デフォルトの場所を使用しますが、必要に応じて変更することができます。
９）設定の保存: 全ての設定が完了したら、「OK」をクリックして設定を保存します。

5. 最後に

　OneNoteでの文書管理方法いかがでしたでしょうか。
私はOneNoteのマニュアル管理とGoogleカレンダーの「Todoリスト」のコンボが完成してから、タスク管理が大幅に向上出来ました。

　今年の確定申告は1月中に終わり、今ではかなり余裕を持ってタスク管理が出来るようになって来ています。

ここまでお読み頂きありがとうございます。

　もしも業務や情報管理に時間が掛かっているようでしたら、ぜひこれらのアプリを活用して頂ければと思います。少しでも皆さんの作業が楽になれば大変嬉しいです。

　もっと詳しい内容が知りたいと言う方がいらっしゃいましたら、レビューに残して頂けるとありがたいです。

　今後の記事作成の参考に大きな励みとなりまので、ブックマーク、いいねも宜しくお願い致します。

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